东莞市婚庆服务业协会
管理制度汇编

东莞市婚庆服务业协会秘书处
二O一三年五月

目 录

一、民主选举制度····························4
二、会员代表大会制度························9
三、理事会制度······························11
四、监事会制度······························13
五、重大活动备案报告制度····················15
六、信息披露制度····························17
七、法定代表人述职制度······················21
八、财务管理制度····························22
九、印章、文件管理制度······················25
十、秘书处管理规章制度······················27
十一、档案管理制度·························32
十二、例会制度·····························40

东莞市婚庆服务业协会
民主选举制度

第一条为规范本会的选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本会选举工作，接受东莞市社会组织管理局监督。
第三条本会会长、常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、常务理事、理事、监事长、监事，需经会员大会选举产生。 理事人数原则上为会员总人数的三分之一。
本会理事人数达50名以上时，可从理事中选举产生常务理事，组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。
第四条本会换届选举工作，由上一届理事会负责。新一届会长、常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、常务理事、理事、监事长、监事候选人，由上一届理事会广泛征求各会员代表单位意见，在充分酝酿协商基础上，由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届会长、常务副会长、副会长（选任制）、秘书长、副秘书长（聘任制）、常务理事、理事、监事长、监事候选人，则应在东莞市社会组织管理局监督下，由上一届理事会，以无记名投票的形式或直接推选候选人。有30名以上的会员代表联名荐举，可获得候选人资格。
第五条本会选举采用等额选举（理事会采用差额选举），采取无记名投票方式。对正式候选人可以投赞成票、不赞成票或者另选他人、也可以投弃权票。
第六条本会换届选举，监票人由上一届监事担任，唱票人、计票人由上一届理事会提名，全体会员半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。
第七条投票选举前，由上一届监事依据法规和《章程》规定，对会员代表进行资格确认和人数核实，核准大会有效性。选举理事会，应有2/3以上会员参加方可进行；选举常务理事会，应有半数以上理事参加方可进行。
第八条投票前，监票人应开箱示众后当众封箱。
投票时，监票人、计票人、唱票人首先投票，然后监督其他代表依次投票。 投票结束后，应当众开箱，并当场将投票人数和票数加以核对，做出记录。每次选举所投的票数，多于投票人数的无效；等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数，多于规定应选人数的作废，等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的，作废票处理，废票计入选票总数。
第九条计票结束后，监票人、计票人、唱票人应签字确认，并由监票人当场向大会宣布选举结果，并于会后报东莞市社会组织管理局和业务指导单位备案。选票当场封存，以备查验。
第十条以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。
第十一条本会理事、会长、常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）候选人须获得全体会员的半数以上同意，方能当选。兼职秘书长、副秘书长获得直接推荐的经由负责人同意方能当选。方能当选。
常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票，方能当选。
第十二条 本会法定代表人由会长担任，并不得担任其他社会团体的法定代表人。
第十三条 理事、常务理事的变更和增补
（一）本会理事、常务理事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续任理事的，原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会批准。同意变更的，应向全体会员公告；未提出增补申请的时限超过一年，视为自动放弃理事、常务理事资格。
（二）本会可根据会员代表单位数量的增加，适当增补理事、常务理事。增补理事的，由会员单位向秘书处申请，秘书处通过召开会员大会，由会员大会确认后，向全体会员公告。增补常务理事的，由理事单位向秘书处申请，秘书处组织召开理事会，理事会选举确认后，由全体理事公告。增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议，应加盖会员代表单位公章或签字。
第十四条 常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、监事长、监事的变更和增补
本会常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、监事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的，常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、监事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告会员大会批准。同意变更的，应向全体会员公告，并及时填写《社会团体负责人备案表》，向东莞市社会组织管理局备案，并抄报业务指导单位；未提出变更申请的时限超过一年，视为自动放弃常务副会长、副会长（选任制）、秘书长、副秘书长、兼职秘书长、副秘书长（聘任制）、监事资格。
第十五条 本会会长（法定代表人）的变更
本会会长在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任会长的，会长单位应在30天内书面报告理事会或常务理事会，并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到会长单位报告后，应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究，并提交会员大会无记名投票选举。
会员大会通过会长变更后，本会应及时向东莞市社会组织管理局报送变更法定代表人的相关材料，并将东莞市社会组织管理局审批结果抄报业务指导单位。
第十六条 本会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由，并由理事会审议后，提交会员大会表决。被提出除名的会员有权在会员大会上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。对会员的除名，须有半数以上会员代表通过方可除名。
第十七条 登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、协会章程或严重失职的负责人，可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出，并写明罢免理由。理事会在接到东莞市社会组织管理局提出的罢免建议后，应进行讨论并召开会员大会对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在会员大会罢免动议上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体会员的半数以上表决通过方为有效。
第十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
会员大会制度

第一条为规范本会会员大会工作，根据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本会由会员组成会员大会是本会的最高权力机构，依照国家法律、法规和本行业协会章程的规定行使职权。
第三条会员大会行使下列职权：
（一）决定协会在法律、法规规定范围内的业务范围和工作职能；
（二）选举或罢免会长、常务副会长、副会长（选任制）、秘书长（聘任制）、常务理事、理事、监事长、监事；
（三）审议理事会、监事会的年度工作报告、年度财务预决算方案；
（四）审议理事会对会员除名的提议；
（五）对协会变更、解散和清算等事项作出决议；
（六）改变或者撤销理事会不适当的决定；
（七）制定或修改章程、组织机构的选举办法；
（八）决定终止事宜；
（九）决定其他重大事宜。
第四条会员大会每届四年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。
第五条会员大会每两年至少召开一次会议。理事会认为有必要或者五分之一以上的会员提议，可以召开临时会员大会。会议通知必须列清会议议题。
第六条会员大会出席的会员必须达到三分之二以上；其决议须经全体会员半数以上通过。凡是有选举事项的大会，会前监事必须对会员资格进行审核，确认选举合法有效性。
第七条会员大会应当对所议事项的决定制定会议纪要，并由监事签名确认，会后向全体会员公告，并抄报业务指导单位及东莞市社会组织管理局。
第八条凡选举或修改章程的，均采取无记名投票的方式进行；其他表决事项，可采取举手表决方式进行。
第九条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
理事会制度

第一条为规范本会理事会管理，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本会设理事会，理事由会员大会选举产生，理事人数为会员数的三分之一，理事须为会员。理事可连选连任。
第三条理事会为或会员大会的常设机构，在会员大会闭会期间，依照会员大会的决议和协会章程的规定履行职责。
第四条理事会的职权是：
（一）筹备和召集或会员大会；
（二）执行会员大会的决议，并向会员大会报告工作；
（三）决定本会具体的工作业务；
（四）制定本会的年度财务预算方案、决算、变更、解散和清算等事项的方案；
（五）制定本会增加或者减少注册资金的方案；
（六）决定本会内部机构的设置，并领导本会内部各机构开展工作；
（七）决定新申请人的入会和对会员的处分，提议对会员的除名；
（八）选举或罢免常务理事；聘任或者解聘聘任制秘书长；决定本会分支机构主要负责人；根据秘书长提名，聘任或者解聘副秘书长和本会办事机构、代表机构主要负责人，决定其报酬事项；
（九）制定本会内部管理制度；
（十）本会章程规定的其他事项。
第五条理事会每半年至少召开一次会议。理事会会议通知必须列清会议议题。理事会须有过半数的理事出席、监事参加方能召开，其决议须经全体理事过半数表决通过方能生效。理事会应当对决议形成会议纪要，并由监事签字确认，会后向全体理事公告，并抄报业务指导单位及东莞市社会组织管理局。 第六条理事会会议由会长召集和主持；会长因特殊原因不能履行职务时，由会长书面委托常务副会长或者秘书长召集和主持。三分之一以上理事可以提议召开理事会。 第七条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
监事会制度

第一条为规范本会监事会管理，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本会设立监事会，监事会由会员大会选举产生。监事会任期与理事会任期相同，期满可以连选连任。
第三条会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务理事、理事不得兼任监事。
第四条监事列席理事会、常务理事会、会长办公会议，有权向理事会、常务理事会、会长办公会议提出质询和建议。监事不参与表决。
第五条监事应当遵守有关法律法规和本会章程，接受会员大会领导，切实履行职责。闭会期间，监督理事会、常务理事会和秘书处依照法规和章程运作，行使监督职责，核实参会会员、理事、常务理事资格和有效性，签名确认会员大会、理事会、常务理事会会议议题程序和表决的合法有效性。
第六条监事会行使下列职权：
（一）向会员大会报告监事年度工作。
（二）监督会员大会、理事会、常务理事会的选举、罢免；监督理事会、常务理事会履行会员大会的决议。
（三）检查本会财务和会计资料，向东莞市社会组织管理局以及税收、会计主管部门反映情况。
（四）监督理事会、常务理事会遵守法律和章程的情况。当会长、常务副会长、副会长、常务理事、理事和秘书长等管理人员的行为损害本会利益时，要求其予以纠正，必要时向会员大会或东莞市社会组织管理局报告。
第七条召开监事会会议，应有2/3以上监事出席方能召开，其决议应由全体监事半数以上通过方能生效。监事会会议纪要，报本会监事会通过后，向全体会员公告。
第八条本制度经监事会审议通过后生效，由监事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
重大活动备案报告制度

第一条为规范本会重大活动的管理工作，提高本会工作的透明度，维护会员的合法权益，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内，以备案的方式向业务指导单位和东莞市社会组织管理局报告的行为。
第三条本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定，维护会员的合法权益，体现会员的意志，有利于促进行业的健康发展。同时，活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。
第四条本会重大活动的内容：
（一）会员大会；
（二）修改章程；
（三）创办经济实体；
（四）重大的学术活动；
（五）大型的展览展销活动；
（六）涉外（包括港、澳、台地区）活动；
（七）开展评比、达标、表彰活动；
（八）接受境外五万元以上的捐赠或赞助；
（九）对本行业有重大影响的诉讼活动；
（十）其他重大活动。
第五条本会作出本制度第四条内容之一的决定，从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和东莞市社会组织管理局备案。其中，开展业内评比、达标、表彰活动的，应经或会员大会通过，并经有关部门批准后报东莞市社会组织管理局审核备案。修改章程的，按照本会章程规定，在会员大会通过后30天内，报东莞市社会组织管理局核准。开展其他内容的，由本会向东莞市社会组织管理局和业务指导单位书面报告即可。
第六条本会重大事项备案报告均以书面形式，主要内容包括：活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。
第七条本会重大事项备案报告送达后，经受理机关审查，认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时，本会应立即停止活动，或进行纠偏后再开展活动。
第八条重大活动开展结束后，需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况，书面报告东莞市社会组织管理局和相应的业务指导单位。
第九条本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料，规范归档保管。
第十条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
信息披露制度

第一条为规范本会的信息披露工作，确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，促进本会规范运作，维护会员的合法权益，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本制度所称信息披露是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息，在规定的时间内，以规定的方式向会员或社会公布的行为。
第三条本会信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告，其他报告为临时报告。东莞市社会组织管理局认为有必要披露的信息，也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面：
（一）会员大会、理事会或常务理事会的决议；
（二）对行业发展可能产生重大影响的信息；
（三）本会的财务情况；
（四）本会接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况；
（五）本会接受政府职能委托、授权、转移情况；
（六）本会开展评比、达标、表彰活动的情况。
第四条信息披露是本会的持续责任，本会应该忠实诚信地履行信息披露的义务。本会应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息，确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。年度报告、东莞市社会组织管理局指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊或者东莞社会组织网，其他信息披露，可在本会内部刊物、网站等。
第五条本会发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时，应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实公告。
第六条本会理事会授权秘书处负责组织和协调本会信息披露事务。
第七条信息披露前应严格履行下列程序：
（一）提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认；
（二）秘书长进行规范性审查并签字；
（三）会长或会长授权人签发。
第八条涉及到行业和社会重大影响的重大事项的披露，须报请政府相关业务指导部门同意，经充分磋商统一口径后，方能公开发布披露。
第九条未经理事会决议或会长授权，理事不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、披露本会未经公开披露过的信息。
第十条监事会及监事个人不得代表本会向会员大会和媒体发布和披露本会未经公开披露的信息。监事会或监事向会员大会或国家有关机关报告相关人员损害本会利益或违法、违规和违反本会章程的行为时，应及时通知理事会，并提供相关资料。
第十一条 本会年度工作报告、年度财务报告应当经理事会或常务理事会审议后，向会员公布，并报东莞市社会组织管理局。
第十二条 本会应当在会员大会、理事会或常务理事会召开之前告知会员代表、理事、或常务理事会议的时间、地点、方式及议程等事项。
第十三条 本会应当及时将会员大会、理事会或常务理事会的决议通过本会的信息披露途径告知会员，并上报东莞市社会组织管理局备案。
第十四条 本会应当随时关注本行业的信息动态，对本会正常运作和会员业务发展可能产生重大影响的信息，及时告知会员。
第十五条 本会对外信息披露的文件（包括定期报告和临时报告）要建立专卷存档保管。会员大会文件、理事会文件、监事会或监事文件及信息披露文件要分类专卷存档保管。
第十六条 本会理事、监事及其他因工作关系接触到应披露信息的工作人员，对本会产生重大影响的未公开披露的信息负有保密的责任和义务，不得泄露未公开披露的有关信息。否则，对由此产生的不良影响负全部责任。
第十七条 由于本会有关人员的失职给本行业造成影响时，应对其给予惩戒。
第十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
法定代表人述职制度

第一条为建立健全科学、有效的监督运行机制，调动法定代表人履行职责的积极性，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条本协会法定代表人任期内至少每两年在会员代表大会上述职一次。
第三条法定代表人述职的主要内容：
（一）着重阐述个人履行职责以及完成工作计划（目标）的情况。
（二）带领理事会执行本会章程及各项管理制度的情况。
（三）工作思路及在工作中所起的作用和效果。
（四）存在的问题和经验教训，以及任期内的工作打算。
第四条法定代表人的述职报告要形成书面材料，内容详实，注重实事求是。
第五条法定代表人每次的述职报告要经会员大会审议通过，并报东莞市社会组织管理局和业务指导单位备案。
第六条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
财务管理制度

第一条为规范本会经费的使用，使本会的各项经济活动有章可循，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》等有关规定，制定本制度。
第二条本会财务工作职责和管理
（一）本会的财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规及政策。
（二）秘书处负责编制本会年度收支计划，报会长办公会议审议，提交理事会审定，并组织贯彻执行。
（三）负责固定资产增减变动的会计核算和监督以及固定资产的清查盘点工作，全面反映和监督固定资产的增、减值和变动情况。
（四）根据本会的收支情况，按月、季编制财务报表。月财务报表分别报会长、秘书长；半年财务报表报理事会，年度财务报表报东莞市社会组织管理局。
（五）负责应收款、应付款和现金银行存款的管理，以及日常经费报销工作，并做好清算拖欠款及催收工作，保证资金的完整、安全。
（六）接受财税机关和东莞市社会组织管理局对财务工作的检查、监督和财务审计工作。
（七）负责保管会计档案以及固定资产等资料，负责电算化系统的使用。
第三条本会经费的管理
（一）本会经费开支按照预算在先、开支在后的原则进行。每年的费用开支情况须向理事会报告。
（二）报销手续。凡一切合法报销凭证必须由经办人、证明人签名，并注明原因及用途，经会计人员审核后报会长或秘书长审批。
（三）审批权限。2000元以上报销费用由会长审批，2000元以下由秘书长审批，且秘书处副秘书长以上交叉签字证明，交会长审批后方可报销。
（四）会计人员调动工作或离职时，必须与接管人员办清交接手续。本会换届或更换法定代表人之前，必须接受财务审计。
（五）因公出差需借款的审批权限。5000元以上借据由会长审批，5000元以下由秘书长审批。
第四条本会人员工资及福利
（一）本会秘书处专职人员的工资及福利参照国家对事业单位有关规定执行。
（二）聘任制的秘书长工资福利由理事会自行决定。
（三）本会聘用专家的聘金参照相关单位的有关规定执行。
（四）临时聘用人员的聘金参照国家对事业单位的有关规定，由秘书处拟定后报会长批准。
第五条本会固定资产的管理
（一）固定资产管理的内容包括购置、维修与改良、调拨、移交、报废、处置及盘点等。
（二）本会秘书处是固定资产实物管理部门，负责固定资产的购置和安全等方面的日常管理工作，具体包括：编制固定资产目录，设立固定资产卡片，办理固定资产的申购、验收、移交、报废、处置等手续，组织固定资产的清查盘点，定期与财务人员进行固定资产核算，确保固定资产账、卡、物相符。
（三）固定资产的使用部门是固定资产使用、保管、维护的直接责任者，应严格遵守设备操作规程和维护保养制度，合理使用固定资产，避免人为损失。
第六条本会旅差费用的管理（套用本市事业单位标准）。
第七条凡应享受假期，经批准因工作需要未能休假的专职人员，按国家有关政策发给假期工资。
第八条本会书籍报刊和书籍购置的订购（另定）。
第九条本会经费独立，不与无偿提供本会办公住所的业务指导单位或企事业单位混管。
第十条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
印章、文件管理制

第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会管理条例》和《东莞市婚庆服务业协会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部门依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“东婚服协字”和“东婚服协秘字”。“东婚服协字”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。“东婚服协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部门具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以“东婚服协字”发出的各类文件需经本会会长签发，也可以由会长授权秘书长签发，以“东婚服协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第六条行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条各类文件行文需使用《东莞市婚庆服务业协会行文呈批表》。
第八条各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条秘书处根据来文来函的保密等级填写《东莞市婚庆服务业协会文件传阅处理表》，报秘书长或本会领导阅批。
第十条每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条三会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十三条“东莞市婚庆服务业协会”、“东莞市婚庆服务业协会秘书处”印章使用的审批权限。所有对外文件统报会长审批，对会员单位发秘书处文件统报秘书长审批。
第十四条本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第十七条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市婚庆服务业协会
秘书处管理规章制度

一、办公室管理条例
第一章总 则
第一条为加强秘书处管理，维护协会良好形象，特制定本制度，明确要求，规范行为，创造良好的协会文化氛围。
第二章细 则
第二条服务规范：
1、仪表：协会工作人员应仪表整洁、大方;
2、微笑服务：在接待会员或其他人的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答；
3、用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4、现场接待：上班时间（包括午餐时间）遇有客人来访，办公室内应保证有人接待。如遇其他业务推销人员进入办公室应礼貌劝阻；
5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的人员应主动接听，重要电话作好接听记录。
第三条办公秩序
1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；
2、秘书处工作人员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；
3、各部门专用的办公设备由专业人员定期清洁，公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作；
4、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，工作人员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
二、秘书处物品管理条例
第一章总 则
为使办公物品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
1、办公物品分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。
3、管制品：订书机、开孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。
4、个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物品；
5、实物资产：物品价格达300元以上，如：空调、电脑、摄像机、照相机等。
第三章办公用品物资采购
1、办公用品的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购人自行购买（申购物品应填写物品申购单，100元以上的，须秘书长审批）。
2、办公用品采购由办公室负责，并采取以下方式：
1）定点：定大型超市采购；
2）定时：每月月初采购；
3）定量：动态调整，保证常用办公用品合理库存；
4）特殊物品：选择多家的产品进行比较，择优选用。
第四章办公用品领用管理
1、协会根据办公用品分类，进行不同的领用方式：
2、低值易耗品：直接向办公室签字领用；
3、管制品：向办公室申请，报批签字领用；
4、贵重物品：专立文件的领用程度来领用；
5、实物资产：由办公室建立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状，上报审批同意后，按照规定使用。
第五章秘书处物资借用
1、凡借用秘书处办公器材，需填写物资借用单，并由当事人签字；
2、借用非易损件物品超时未还的，办公室有责任督促归还；
3、借用物品发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
第六章附则
1、秘书处新入职专职工作人员到职时，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续。
2、办公室有权适当控制每个人的办公物品领用总支出。
3、本办法由秘书处解释、补充、修改时亦同，经秘书长批准颁行。
三、传真使用管理办法
1、传真件的接收纳入秘书处收发管理办法范围内，由办公室统一接收。
2、传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。
3、秘书处传真机应随时处于开机接收状态。
4、各部门发送传真，由办公室统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
5、传真发送，须经领导审阅批准；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
6、传真原件留存秘书处办公室。
7、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

东莞市婚庆服务业协会
档案管理制度

一、总 则
1、为了规范协会档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于协会及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归协会办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本协会过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对协会有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、协会设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。协会制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
（二）各部门资料管理
1、协会所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与协会档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照协会管理规定执行。
三、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、协会档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、协会章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（四）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，交拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合协会档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为一年，五年，十年。
1、永久保存：
（1）协会章程、合同
（2）会员名册
（3）组织规程及办事细则
（4）理事会记录
（5）财务报表
（6）政府机关核准文件
（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）协会规章制度
（9）其他经核定须永久保存的文书
2、十年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、一年至五年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、一年以下暂时保存：
结案后无长期保存必要的。
（三）协会可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在协会借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任报秘书长批准。
4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报协会负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、协会负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报协会负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、协会负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份交永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理协会已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为协会各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、受护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附 则
（一）在本制度框架下，协会各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。

东莞市婚庆服务业协会
例会制度

为了顺利开展本协会的工作，提高工作效率，特制定本例会制度，具体如下：
一、按本协会工作开展的实际需要，现暂定每月召开一次日常工作的会议，时间为每月第一个星期的星期二早上9：30开始。（以后根据业务的发展可调整为每月两次，时间为每月第一个星期的星期二和第三个星期的星期二早上。）
二、例会的会议地点一般在本协会办公室。
三、例会参加的人员正常为本协会秘书处的所有工作人员，会长随时参加；特殊需要时会长指定或秘书长指定部分人员参加。
四、例会由秘书长组织召开并主持；秘书长出差时可由副秘书长暂代组织主持工作。
五、例会围绕协会日常工作为主题展开，包括：
1、前阶段工作的汇报、总结；
2、下一阶段的工作布署；
3、新项目开发的研究、决定；
4、与本协会业务开展有关的相关事项商讨等。
六、例会需由专人记录，并形成文件；统一存档备案；并报备会长 。
七、对于例会商确的事宜有专人跟进落实，并形成良好的沟通反馈机制，以提高工作效率。
八、本例会制度自下发之日起实施。

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